OCS - Office Communicator : Høgskolen i Buskerud

Du er her: Høgskolen i Buskerud / Informasjon fra IT / OCS - Office Communicator /

OCS - Office Comunicator - nytt verktøy for kommunikasjon mellom ansatte i HiBu

OCS er det nye vektøyet for effektiv kommunikasjon mellom ansatte ved Høgskolen i Buskerud

Office communicator består av to komponenter:

1. Communicator klienten
Communicator klienten er grensesnittet for samhandlingsformer som direktemeldinger (chat), tale og videomøter. Det er enkelt å opprette kontakt med kolegaer og å legge til flere underveis i en kommunikasjonsøkt.

Du kan også bruke Communicator klienten til å vise din status (om du er opptatt eller tilgjengelig) og se status for andre ansatte i i høyskolen eller samarbeidende organisasjoner. Statusen oppdteres automatisk basert på din atkivitet på PCen og kalenderen i Outlook. Du kan om du ønsker det, overstyre den automatiske oppdateringen av status.

2. Live Meeting klienten
Live Meeting er verktøyet dersom du ønsker å dele arbeidsflate med andre brukere. Du kan for eksempel dele skrivebord og kjøre PowerPoint presentasjoner. Det er også mulig å invitere med eksterne deltakere på videomøter gjenom Live Meeting.

Du kan invitere til møter ved bruk av Outlook kalenderen og det er også mulig å ta med eksterne møtedeltakere dersom de installerer Live Meeting-klienten på sin datamaskin dersom de ikke har den fra før.

Det er lett å gå fra en Communicator kommunikasjon til et Live Meeting møte for å samhandle på dokumenter eller kjøre presentasjoner.Skal det benyttes tale og video må møtedeltakerne ha et webkamera og mikrofon

Trykk her for å teste tilkobling til møter

----

Hvordan bruke tilstedeværelse

Åpne communicator klienten
Tilstedeværelse blir oppdatert av outlook kalenderen din. Er du i møte i outlook vil du også være i møte i communicator
Man kan overstyre dette ved å velge status manuelt
Klikk på den store runde knappen øverste til venstre
Velg ønsker status, ikke forstyrr er den man vil bruke under møter for å unngå at andre sender chat meldinger til deg som kan poppe opp
For å kansellere den manuelle statusen klikk på tilbakestill status. Da blir statusen oppdatert av outlook kalenderen din igjen

[Til toppen]

Hvordan legge til en kontakt

Åpne communicator klienten
Klikke på søkefeltet og skriv inn navnet på den brukeren du ønsker å legge til
Etter å ha søkt opp kontakten har du to valg, høreklikk direkte på kontakten og velg ønsket kommunikasjonsform
Eller click and drag for å dra den ned til kontaktlista di slik at du har han til senere

[Til toppen]

Hvordan legge til en distribusjonsgruppe

Åpne communicator klienten
Klikke på søkefeltet og skriv inn navnet på den gruppen du ønsker å legge til
Dra den ønskede gruppen ned til kontaktlista
Utvid gruppen for å se listen med brukere

[Til toppen]

Hvordan starte en chat

Åpne communicator klienten
Søk opp eller finn den ønskede personen i listen din
Dobbelt klikk på kontakten for å få opp chat vinduet. Alternativt kan man høyreklikke og velg "send direktemelding"
Skriv ønsket dialog

[Til toppen]

Hvordan starte en talesamtale

Åpne communicator klienten
Søk opp eller finn den ønskede personen i listen din
Høyreklikk på kontakten og velg anrop og communicator-samtale. Se at du også kan bruke denne listen som oppslagsverk for mobilnummer og fastnummer.
For å starte talesamtale fra en eksisterende chat sesjon kan man klikke på anrop knappen øverst til venstre
Da ringes den personen opp og må akseptere samtalen

[Til toppen]

Hvordan starte en videosamtale

Åpne communicator klienten
Søk opp eller finn den ønskede personen i listen din
Høyreklikk på kontakten og velg start en videosamtale
- Motparten blir da ringt opp på både tale og video
- Husk å ha konfigurert webcamera på forhånd
- Hvis det skulle være problemer kjør igjennom konfigurer lyd og video guiden
For å starte videosamtale fra en eksisterende chat sesjon kan man klikke på ikonet av webcameraet
- Motparten blir da ringt opp på både tale og video i samme vindu som chat, det vil ikke komme popup

[Til toppen]

Hvordan legge til flere i en samtale

Start en chat, audio eller video samtale
Klikk på inviterknappen
Søk opp eller velg kontakt som skal legges til i samtalen
Klikk ctrl og velg flere hvis flere skal inviteres
Det er også mulig med click and drag fra communicator klienten og outlook

[Til toppen]

Hvordan sende filer

Start en chat, audio eller video samtale
Velg send en fil knappen øverst til høyre
Naviger og legg til ønsket fil
Det er også mulig å drag and drop filen inn i chat vinduet

[Til toppen]

Hvordan starte et møte fra Communicator

Åpne communicator klienten
Høyreklikk på den personen du ønsker å ha med i et Live Meeting møte
Klikk share information using live meeting
Live Meeting klienten starter for deg og motparten blir invitert

Hvordan eskalere en eksisterende chat, tale eller video møte til Live Meeting

Klikk på nedtrekksmenyen øverst til høyre i chat, tale eller video vinduet
Velg Share information using live meeting
- Er man flere enn 2 I samtalen, vil Live Meeting ikonet vises da man ikke kan sende filer hvis man er flere enn 2 i en samtale.
Live Meeting klienten starter til den som inviterer og de som inviteres vil få en link i chat vinduet de må klikke på

[Til toppen]

Hvordan invitere til et planlagt møte fra Outlook

For å invitere til planlagt video møte må man først gå inn i outlook. I outlook har man fått 3 knapper hvor man kan invitere til videomøter.
For å invitere deltakere til et møte hvor man kan dele skriverbordet og kjøre presentasjoner går man på knappen som heter Schedule a live meeting.
Når man klikker på denne kommer det opp en vanlig møteinnkallelse med noe standardtekst.
Inviter deltakerne på vanlig måte ved å legge til deres epostadresser.
velg riktig tidspunkt for møtet og send møteinnkallelsen.
For å delta på møtet går man inn i kalenderen, åpner det aktuelle møtet og klikker på join meeting.

[Til toppen]

Hvordan starte audio og video

Start et Live Meeting møte
Klikk på voice and video i toppmenyen
Får å koble til audio klikker man på knappen "Join Audio"
- Man har mulighet til å mute lyd og microfon fra knappene ved siden av
For å koble til video klikker man på webcamera ikonet
- Som møteleder har man mulighet til å styre hvem som vises i video bildet
- Man kan la current speaker vises eller man kan låse det til en bestemt person
- Man har også mulighet til å deaktivere video

[Til toppen]

Hvordan gjennomføre videomøter (tips til god møteskikk)

For å ha en vellykket tale og videokonferanse bør man tenke igjennom følgende punkter

Vær punktlig til møtet, dette er enda mer viktig hvis man skal ha et møte med noen som ikke er i din umiddelbare nærhet
Gjør deg kjent med de tekniske mulighetene på forhånd. Lek gjerne litt for å teste ut mulighetene slik at du føler deg trygg når selve møtet begynner
Ha god belysning for best mulig bilde. Tenk over mot og medlys i forhold til å få til de beste forholdene. Jo bedre belysning desto bedre blir kvaliteten på bildet.
Bruk mikrofon eller en et flerparts bordapparat. PC lyden gir for dårlig lyd til at kvaliteten blir akseptabel, bruk derfor headset eller et bordapparat
Mute mikrofonen under møter med flere når du ikke har noe å si. Forstyrrelse og knatring på tastatur høres veldig godt i den andre enden
Vent med å snakke til det blir din tur slik at man ikke snakker over hverandre

[Til toppen]